Sanal Konferans Düzenlemek İçin 6 Doğru Adım

Geleneksel yöntemleri rafa kaldırıp, yeni nesil sanal fuarlar düzenlerken başarıya ulaşmak isteyen herkes birbirinden önemli bu 6 adımı uygulamalı ve dikkat etmeli.

Sanal Konferans Düzenlemek İçin 6 Doğru Adım

Sanal Konferans Platformu Üzerinde Hazırlık Yapın.

Sanal konferans düzenlemek her işte olduğu gibi deneyim kazandıkça ilerleyen ve hedeflenen noktaya gelinebilen kariyer odaklı bir iştir. Siz bu işe yeni başlıyor olabilirsiniz ya da bu işte oldukça deneyimli olabilirsiniz. Yani, sanal konferans düzenlemede bu sizin ilk veya onuncu deneyiminiz olabilir. Buradaki önemli nokta ne kadar deneyimli olduğunuzdan daha çok ne kadar hazırlıklı olduğunuz ile ilgilidir. Kendinize duyduğunuz özgüvenin önemi tartışılmayacak kadar fazla olsa da hazırlık yapmak ve işe önceden kendini adapte etmeye çalışmak başarının formülleri arasına eklenebilir. Bu işe, sanal konferans yapacağınız platformda en az 1 veya 2 saat önce bulunup nasıl çalıştığını kontrol ederek başlayabilirsiniz. Sonuçta teknik bir iş yapacak olacaksınız ve işinizi şansa bırakmak iş hayatınızda kötü deneyimler yaşamanıza neden olabilir. Bu durum aynı zamanda sizin ne kadar profesyonel olduğunuzun ve işinizi ne kadar ciddiye alarak yaptığınızın önemli bir kanıtı olacaktır. Yaptığınız her işe verdiğiniz önem miktarı ise kariyerinizde sağlam adımlar atıp kalıcı gelişimler göstermenizi sağlar. Tedbirli olmak sizi her zaman 1 adım ileriye taşıyacaktır.

Teknik Ekipmanlarınızı İyi Seçin.

Sanal konferans yapmak isteyen bir kişinin ortalama belli başlı ekipmanlara ihtiyacı vardır. Eğer bu ekipmanların neler olduklarını bilmiyorsanız ilk başta programınızı gözden geçirin ve size gerekecek aletleri içeren bir liste yapın. Ortalama bir sanal konferans için belli başlı ekipmanlara gereklidir. Bunlar; yüksek kaliteli bir mikrofon, yüksek kaliteli bir kamera ve güçlü internet bağlantısı gibi. Konferansa başlamadan önce gerekli tüm ekipmanlara sahip olmalı ve kalitesinden emin olduğu ekipmanlar ile bir çalışma gerçekleştirmelidir. Bu ürünler birkaç kez denenmeli ve herhangi bir hataya karşı güçlü tedbirler alınmalıdır. Sanal konferansınızı planlamadan önce ekipmanlarınızın iyi olduğundan ve sizi yarı yolda bırakmayacaklarından emin olun. Özenli bir şekilde hazırlandığınız bir konferansın teknik bir aksaklık yüzünden iptal olması sizi hayal kırıklığına uğratacaktır. Sizi dinleyenlere veya katılıcımlarınıza her ayrıntının ne kadar üzerinde durduğunuzu ve onlara ne kadar önem verdiğinizi, bu küçük ama önemli ayrıntılar ile gösterin.

Seçtiğiniz Konunun Ana Hatlarını Belirleyin.

Konferansınıza başlamadan önce kendinize yöneltmeniz gereken belli başlı sorular var. Bu soruları bir boş kağıda yazıp sonradan yine yazarak cevaplandırabilirsiniz. Yazı yazma birçok kişinin daha akılda kalıcı olması ve daha somut bir kaynak görmeleri nedeniyle sık sık tercih ettikleri bir yöntemdir. Başka bir yöntem daha uygulamak isterseniz eğer karşınızda konferans vereceğin konunun ehli bir kişi hayal edin ve sanki o kişi size sorular yöneltiyormuş gibi düşünün. Karşınızdaki kişinin konu başlığınız hakkında sorabileceği tüm soru alternatiflerini düşünün. Bu sorulara eğer eksiksiz cevap verebiliyorsanız, kendinizi hazır hissedebilirsiniz demektir. Aynı zamanda arama motorlarından da arama yaparak soru skalanızı artırabilirsiniz. Bu durum konferans boyunca özgüvenli ve kendinizden emin hissetmenizi sağlayacaktır. Karşınızdaki kişiye vereceğiniz bu hisler katılımcıları konferansa daha çok bağlayacak ve uzun süreli bir şekilde konferansınızda kalmalarına neden olacaktır.

Sanal Konferansın Önceden Tanıtımını Yapın.

Siz ne kadar kendinizden emin ve hazırlıklı olsanız da sanal konferansınızda beklediğiniz hedef kitleye ulaşamayabilirsiniz. Biliyorsunuz ki bu hayatta başarıya ulaştıran tek şey sıkı çalışma değildir. Büyük bir yüzdeyi sıkı çalışmaya verebiliriz ancak bir o kadar etkili olacak farklı unsurlar da mevcuttur. Bu unsurlardan biri de tanıtım veya reklam yapmak. Bunun nedeni ise hepimizin bildiği gibi ‘Reklam her şeydir.’ mottosudur. Başarı elde etmek isteyen her birey veya her firma bu başarı için kendinden maddi veya manevi ödün vermek zorundadır. İster ücret karşılığında isterseniz geniş kitleler ile iletişime geçerek tanıtımınızı yapın. Bu noktada çağı yakalamanın da ne olduğunu ve bu konunun nasıl üstesinden geldiğinizi gösterin. Dijital platformların geleneksel medyayı rafa kaldırdığı bu dönemlerde dijital platform gereksinimlerinin farkında olun. Tanıtım ve reklam yapma eylemlerinizi de bu platformları kullanarak genişletebilirsiniz. Bu noktada hedef kitlenizin yaş aralığı veya kim oldukları gibi önemli unsurları da dikkate almak gerekir. Örneğin; hedef kitleniz daha çok geleneksel medya ile ulaşacağınız bir kesimse ve siz dijital medyayı kullanmayı tercih ediyorsanız işin en başında hataya sürüklenmiş olacaksınız. Bu yüzden her adımınızda geniş bir ölçekte düşünüp analiz ederek hareket edin. Konferansta başarılı olmak için yapacağınız hazırlık kadar konferansın geniş kitlelere ulaşmasını sağlayacak çalışmalara da yer verin. Ne kadar tanıtım o kadar geniş kitleye ulaşmak demek olacaktır.

Katılımcıların Dikkatini Çekmeye Çalışın.

Sanal konferansınıza belki de tahminimizden fazla katılımcı gelmiş olabilir. Ancak bu durum sizi erken sevindirmesin ve yanıltmasın. Belki de bu verdiğiniz geniş reklam kitlesinin bir başarısıdır. Manevi bir çabadan çok maddi çabaya ağırlık verip, geniş düşünme yelpazesinden yoksun kalmış olabilirsiniz. Bu durum da birçok insana ulaşmış olmanıza, ancak hedef kitlenizi tam olarak belirleyememenize neden olacaktır. Reklam ve tanıtımlar ile birçok kişiye ulaşabilir ve insanları konferansınıza çekebilirsiniz. Ancak, önemli olan kaç kişi ile başladığınız değil, kaç kişi ile devam edebildiğinizdir. Hedef kitleniz ve uzun vadede sizi takip edecek katılımcıları elde etmek için yapacağınız bazı durumlar vardır. Örneğin; içi dolu ve samimi bir süreç gerçekleştirerek katılımcılarınızı olabildiğince uzun süre konferansınızda tutabilirsiniz. Özellikle yukarıda değinilen maddeleri eksiksiz ve profesyonel bir şekilde tamamlarsanız, bu da hedef kitlenize yönelik bir içerik hazırlamış olacağınızdan insanların sizinle daha uzun süreler kalmasına neden olacaktır. Sizi dinleyen insanların dikkatini üzerinize çekme ve dinamik bir konferans gerçekleştirme konusunda çaba gösterin.

Sanal Konferans Sonunda Detaylı Analiz Yapın.

Başarılı bir sanal konferansın sonuna geldik. Her şey istediğiniz gibi gitti veya hüsrana uğradınız. Bu iki durumun da en başta riskini alın çünkü hiçbir şeyin garantisi yok. Sizin yeterli özeninizin ve sıkı çalışmanız tabi ki hayallerinizdeki konferansı gerçekleştirmenize katkı sağlayacaktır. Ancak iyi veya kötü olsun, her koşulda ders çıkarmayı ve bunun bir deneyim olduğunu unutmamayı kendinize hatırlatın. Her iki durumda da bütün bir sürecin detaylı analizini çıkarın ve olumlu ve olumsuz yönlerini hesaplayın. Elde edilen sonuçları daha iyi anlamak için bazen yazıya dökmek ve üzerine detaylı düşünmek gerekebilir. 'O kadar çalıştım, ettim, uğraştım. Bir de analiz mi yapacağım?' demeyin. Bu işlem size fazladan bir yük olarak gelmesin. Her konuda bir şeylerin muhasebesini yapmak gelecek işler için bir yol haritası hazırlamanın yerine geçer. Bu sayede, bir sonraki sanal konferasınız için büyük bir yol katetmiş olacak ve iyi veya kötü olsun alanınızda birer deneyimli çalışan olacaksınız.

Eğer siz de kaliteli bir sanal konferans süreci geçirmek ve detaylı bilgi almak istiyorsanız, Endless Fairs uzman danışmanları ile iletişime geçebilirsiniz.