Sanal Konferans Nedir ve Nasıl Gerçekleştirilir?

Sanal konferans sıkça düzenlenen online etkinlik türlerindendir. Peki, dijital konferans düzenlemenin avantajları nelerdir? Online konferans nasıl düzenlenir?

Sanal Konferans Nedir ve Nasıl Gerçekleştirilir?

Ele alınacak konu hangi alanda olursa olsun zamanın, dolayısıyla da hızın çok önemli olduğu bir dünyada yaşıyoruz. İş yapma şeklimizi ve profesyonel yaşamdaki iletişim yöntemlerini bu değişimin dışında tutmak ise imkânsız. Dünyanın dört bir yanında yer alan kişilerin aynı kuruluş ve amaç için çalışabilmesini mümkün kılan bu dikkat çekici geçiş döneminde, artık bir ekibi fiziksel olarak bir araya getirmek zaman, karbon ayak izi ve maddi yük bakımından giderek daha maliyetli oluyor.

Canlı ve görüntülü ilk görüşmenin 1964 yılında, New York’ta gerçekleşen Dünya Fuarı’nda “resimli telefon” adlı bir cihazla yapıldığı düşünüldüğünde, teknolojinin bugün hayatımızı her alanda ne kadar hızlı değiştirdiği daha iyi anlaşılıyor. 

Sanal etkinliklerin önemi giderek artıyor

Günümüzde uzaktan çalışma kalıcı hâle geliyor, tedarik zincirlerinin öneminin daha da artıyor, işverenler ve organizatör kuruluşlar ise etkinlik kaynaklı ek maliyetlerden uzaklaşıyor. Başta internet olmak üzere, teknolojik olanaklar hemen her alışkanlığımızı yeniden şekillendiriyor. Hatta araştırmalar da bu değişimi gösteriyor. Öyle ki kurumsal yapıların yarısından fazlası ya tamamen ya da kısmen uzaktan çalışma şekline geçtiklerini belirtiyorlar. 

Tam da bu nedenlerle, öteden beri alışılagelmiş iş toplantıları da büyük bir değişim geçiriyor. Çünkü günümüzde aynı proje için aynı mekânda olmak gerekmiyor. Farklı şehirlerden ve hatta ülkelerden birçok kişi sanal platformlar yoluyla bir araya geliyor. Özellikle Covid-19 pandemisi nedeniyle uluslararası seyahatin kısıtlandığı ve fiziksel alandaki etkinliklerin iptal edildiği bu zor dönemde, online etkinlik düzenlemek ideal bir seçenek olarak ortaya çıkıyor. Bu etkinliklerden biri olan sanal konferans da her geçen gün daha fazla kişi tarafından tercih ediliyor. 

Peki, online konferans avantajları nelerdir ve kuruluşlara tam olarak neler vadediyor?

Sanal konferans düzenlemenin avantajları nelerdir?

Dijital konferans düzenlemek en fazla profesyonel yaşamda etkilidir. Özellikle uzaktan çalışma yöntemiyle çalışan ekipler için vazgeçilmez bir iletişim türüdür. Fiziksel alandaki buluşmaların en önemli artısı olan yüz yüze görüşmeleri dijital ortama taşıyan bu konferanslar, ekip ruhunu güçlendirebilir ve motivasyonu artırabilir. Konuşmalar beden diliyle de güçlendirilebilir. Online konferans işlerinizi genel olarak şu açılardan kolaylaştırabilir:

  • Dijital ortamda not tutma, ekran paylaşma ve aynı dosya veya materyal üzerine eş zamanlı bakmak çok daha kolaydır.
  • Bilgilendirme amaçlı kullanılabileceği gibi kurum içi kısa ve düzenli eğitimler vermek için de elverişlidir.
  • Fikir alışverişi için son derece uygundur. Sanal konferans sonrası düzenlenecek soru-cevap kısımları sizi bir networking genişlemesine de götürebilir. Yeni bağlantılar edinebilir, umulmadık fırsatlarla karşılaşabilirsiniz.
  • Canlı yayınlanan sanal konferanslar çevrimiçi dünyanın avantajlarından en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar. İzleyicilere eş zamanlı seslenebilir, organizatör olarak etkinliği daha sonra yeniden yayınlanmak üzere kaydedebilirsiniz.
  • Bütün çalışanların yer aldığı geniş katılımlı sanal konferanslar ile işveren markası çalışmalarınız için harika bir uygulama alanı oluşturabilirsiniz.
  • Hiyerarşik yapının getirdiği çekincelerden çok görüş alışverişi odaklı forumlara dönüşebilir
  • Yer ve zaman kısıtlamalarını aşmanızı sağlar, ulaşım ve lojistik maliyetlerinizi sıfırlar.
  • Anlık görüntülü iletişim sağladığından ve katılımcıların istedikleri yerden bağlanmasına imkân tanıdığından etkileşimi yüksek bir etkinlik deneyimi sunar.
  • İki saatlik bir uçuşun neden olduğu karbon salınımı 500 saatlik bir sanal etkinliğe eşdeğerdir. Bu nedenle, doğayı on milyonlarca ton karbon salınımından kurtaran sanal etkinliklerden biri olan online konferans daha iyi bir tercihtir.

Sanal konferans düzenlerken nelere dikkat edilmelidir?

Her sanal etkinlik gibi sanal konferans düzenlerken de belli noktalara dikkat etmek, olası sorunları önceden önler. Böylece, daha verimli ve katılımcıların motivasyonunun kesintiye uğramayacağı bir sanal konferans deneyimi elde edilir. Sanal konferansa hazırlanırken ve etkinlik sırasında dikkat edilmesi gerekenler şöyle özetlenebilir:

  • Sanal konferans öncesinde internet bağlantınızın yeterli olduğunu ve başta mikrofon olmak üzere tüm iletişim araçlarının sorunsuz çalıştığından emin olun.
  • Etkinliğin gündemini önceden belirleyin. Konunun ne olduğunu bilmeyen katılımcıların etkinliğe katkı sunamayacakları ve motivasyonlarının düşük olacağı neredeyse kesindir.
  • Düzenleyeceğiniz sanal konferans olabildiğince interaktif olmalıdır. Uygun zaman aralıklarında katılımcılara da söz verebilirsiniz veya son bölümü soru-cevap olarak gerçekleştirebilirsiniz.
  • Ekran paylaşımı başta olmak üzere online konferans etkinliğinizi yardımcı araçlarla ve bu araçlar üzerinden paylaşacağınız görsel içerikler, grafikler vb. unsurlarla zenginleştirin.

Rahat ve profesyonel bir sanal konferans deneyimi

Sanal konferans düzenlemenin beraberinde getireceği avantajları ve etkinlik sırasında dikkat gerektiren konuları özetledik. Fakat bütün bu faktörleri dikkate alıp beklentilerinize cevap veren, güvenilir bir online platform bulmak hepsinden önce gelir. Bu nedenle çözüm ortağı olarak birlikte çalışacağınız ekip, sanal konferansınızın ne kadar verimli olacağını da etkiler.

Endless Fairs Türkiye’nin ilk online etkinlik organizasyon platformu olarak, bu alandaki deneyimiyle iyi bir seçenektir. Platformun teknik altyapısı ve tecrübeli ekibi ile sanal konferans da dahil, tüm dijital etkinlik projelerinizde aradığınız verimliliği yakalayabilirsiniz. Endless Fairs’ın sanal konferans hizmetinde size sunulacak kolaylık ve avantajlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

  • Katılımcı sayısına siz karar verirsiniz. İçerik açısından daha konsantre bir sanal konferans amaçlıyorsanız katılımcı sayısını az, farklı kesimlere de ulaşmak istiyorsanız daha fazla tutabilirsiniz.
  • En iyi konferans deneyimi için Google Chrome öneriliyor olsa da organizatör ve katılımcılar sanal etkinlik sırasında Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari, Opera vb. hemen her tarayıcıyı kullanabilirler.
  • Tüm teknik ihtiyaçlar Endless Fairs tarafından karşılandığından ayrıntılarla zaman kaybetmezsiniz.
  • Dilerseniz sanal konferansınızı Zoom ve Vimeo Studio 6 gibi üçüncü taraf bir dijital platformda eş zamanlı olarak da yayınlayabilirsiniz.
  • Dijital konferans sonrasında katılımcıların tamamına veya sanal etkinlik sırasında belli koşulları yerine getiren bir kısım izleyiciye sanal sertifika verebilirsiniz. Bu sertifikalar genel amaçlı olabileceği gibi, belli koşulları yerine getiren bir kısım katılımcıya da verilebilir. 
  • Sanal konferans kapsamında ücretli eğitim de verebilirsiniz. Bu çerçevede verilen sanal sertifikalar, genellikle belli nitelikler isteyen iş başvurularında etkili olacak referans belge niteliğindedirler. Endless Fairs’in yakın geçmişte online olarak düzenlediği Hematolojik Hastalıklar Hemşireliği Kongresi’nde verilen ücretli eğitim sonunda verilen doçentlik başvurularında geçerli sanal sertifika, buna uygun bir örnektir.
  • Sanal konferans sırasında eş zamanlı, yani simültane çeviri hizmeti alabilirsiniz.
  • Endless Fairs altyapısı sayesinde sanal konferans sırasında siz ve katılımcılar anlık soru sorabilirsiniz. Bir tür küçük çaplı kamuoyu yoklaması yapmanızı sağlayacak anlık anketler de yapabilirsiniz.
  • Paralel salonlarda eş zamanlı başka sanal etkinlikler de düzenleyebilirsiniz.
  • Canlı gerçekleşen sanal konferanslara bant kaydı sunumlar ekleyebilir, reklam yayınlayarak sponsorluk geliri de elde edebilirsiniz.

Sanal konferans nasıl gerçekleştirilir?

Endless Fairs’ta verimli bir sanal etkinlik gerçekleştirmek oldukça kolaydır.

  • Web sitemizi ziyaret edin ve ardından organizatör hesabı oluşturun.
  • Organizatör sayfasından etkinlik adını, alan ismini, tarihini, oturum süresini, gerçekleşeceği saatleri vb. ayrıntıları ekleyin.
  • Salon, lobi, konferans salonu, dış bina gibi sanal konferansta kullanılacak dijital alanları seçin. Dilerseniz özelleştirilebilir bina tasarımlarından uygun olanı seçin veya özel tasarım talep edin.
  • Sanal konferans öncesinde sırasında aklınıza takılan sorularla ilgili olarak Endless Fairs ekibinden destek alın.
  • Sanal konferansınızın takvimini oluşturun ve Endless Fairs ekibiyle paylaşın.
  • Organizatör olarak son karar daima sizindir. Dilerseniz sanal konferansı siz yönetin, dilerseniz profesyonel ekibimizden destek alın.
  • Sanal konferans sırasında ve sonrasında edineceğiniz veriler ışığında sanal etkinlik performansını ölçün.