Kanıtlanmış En İyi Sanal Konferans Uygulamaları ve İpuçları

Hayatımızdaki önemini günden güne artıran sanal konferansları düzenlerken 'Daha çok nasıl başarılı olabiliriz?' sorusuna ışık tutacak önemli ipuçları blog yazımızda.

Kanıtlanmış En İyi Sanal Konferans Uygulamaları ve İpuçları

Pandemi süreci, içinde yaşadığımız ve tamamen adapte olduğumuz fiziksel dünyadan bizi çekip dijitalleşmeye itti. Bu süreçte en çok etkilenen sektörlerden biri de etkinlik sektörü oldu. Bu nedenle, eskiden daha fazla yapılan fiziksel etkinlikler yerini çoğunlukla sanal ortamdaki etkinliklere bıraktı. Çağa ayak uydurmak ve başarılı olmak isteyen kişiler sanal konferanslar düzenlemeye ve bu konferanslara katılım sağlamaya başladılar. 

Bu köklü değişikliğe adapte olmak başta herkes için kolay olmasa da sanal yollar ile düzenlenen etkinliklerin beraberinde getirdiği avantajlar ile geniş kitlelere daha kolay ulaşılabildi. Peki, başarılı bir sanal konferansa ev sahipliği yapmak için en iyi uygulamalar nelerdir? 

1. Sanal Konferansınız İçin Açık İş Hedeflerinizi Belirleyin. 

İster daha büyük bir hedef kitlesine ulaşmayı ister de daha fazla müşteri adayı oluşturmayı hedefleyin. Sanal konferans yolu ile kârınızı artırmak istiyorsanız eğer tüm ekibinizin hedeflerinize uygun olduğundan emin olun. Yatırımlarınızın getirisini belirlemek etkinlik sürecinizi başarılı bir şekilde ölçme ve değerlendirmenize yardımcı olur. Her alanda olduğu gibi sanal konferans yaparken de bir yol haritası çizmek işinizi kolaylaştıracak ve hedeflerinize daha sağlam adımlarla hızlı bir şekilde ulaşmanıza olanak sağlayacaktır.

2. Etkinliğinizin Konusu Hakkında Açık ve Net Olun.

Etkinliğinize güçlü bir içerik eklemek ve aynı zamanda açık ve basit mesajlar vermek maksimum oranda alakalı hedef kitleye ulaşmanıza olanak sağlar. Konferansınıza katılım sağlayan insanlar da konferansınız sayesinde hedefledikleri gibi bilgilendirilmiş olacaklardır. İnsanlara kompleks düşünmeye zorunda bırakmak yerine daha açık ve net olmak her zaman fayda sağlar. Etkinliğinize dışarıdan bakan bir insan bu sayede tek seferde sizden neler alabileceğini ve nasıl fayda sağlayabileceğini kısa bir süreçte algılayabilir.Açık ve net olmak etkinlik sürecinizi bu bağlamda kolaylaştıracaktır.  

3. Doğru Etkinlik Sağlayıcıyı Seçin.

Bir konferans, katılımcı bireyler arasındaki etkileşimle doğrudan orantılıdır. Platformunuza gelen katılımcılar ve konuşmacılar arasında işbirliğini teşvik etmek için metin, sesli ve görüntülü sohbet araçları sunduğunuzdan emin olun. 

Ayrıca, etkinlik sağlayıcınızdan öncelikle katılımcıların etkinliğinizin erişimini paylaşmasını ve en üst düzeye çıkarmasını sağlamak için sosyal entegrasyon seçenekleri hakkında bilgi isteyin.Etkinliğinizin içeriği dışında birçok önemli faktör olduğunu ve kusursuz bir süreç istiyorsanız eğer her detayı ile ilgilenmeniz gerektiğini unutmamalısınız. 

4. Sanal Konferansınızı Daha Önce Yapmadığınız Yerlere Götürün. 

Sanal konferans düzenlemeye karar verdikten sonra sizin de gitmek istediğiniz ancak bazı engellerden dolayı ulaşamadığınız yerler kesinlikle olmuştur. Dünyanın dört bir yanından insan bir amaç uğruna buluşmak isterken bazı engeller hedeflerimize engel olabiliyor. Ulaşım veya maddi yük gibi nedenler sizi hedeflerinizden uzaklaştırmış olabilir. Ancak, bir hedefe ulaşmada önünüze engel çıkıyorsa ilk yapmanız gereken yolunuzu değiştirmek. Yani eğer fiziksel konferanslar size uymuyorsa, sanal konferans yapma seçeneğini yaratmalısınız. Sanal konferanslar bu engelleri artık ortadan kaldırıyor. Bu sayede her nerede ve nasıl bulunmak istiyorsanız bulunabilirsiniz. 

5. Sözleri Yayın.

Hedef kitlenize ulaşmak ve etkinliğinize katılımı artırmak için sosyal medya platformlarını ve şirket web sitenizi kullanın. Sanal konferansınıza özel olarak bir hashtag ayırın, böylece etkinlik etrafında dolaşan gönderileri ve diğer etkinlikleri takip edebilirsiniz. Ne kadar çok insana ulaşabilir ve etkinliğinize yönelik paylaşımlar yapabilirseniz o kadar kısa vadede fayda göreceksiniz demektir. 

6. Katılımcılarınıza Hatırlatıcılar Gönderin.

İş sektörüne kendini adayan birçok kişi gün içerisindeki yoğunluktan dolayı detayları hatırlamakta zorlanırlar. Bu kişiler şirketlerin CEO’ları veya beyaz yakalıları da olabilir. Ancak, her çalışan bireyin iş yoğunluğu tartışmasız olarak kendine oranla fazladır. Bu yoğun program sizleri katılımcılarınızın gelmemesi konusunda endişelendirmesin. Bu noktada yapmanız gereken en önemli konu sürekli kendinizi hatırlatmak olacaktır. Etkinlikten önce, saat, tarih ve sanal konferans bağlantınızı içeren sık sık hatırlatıcılar planlayın, böylece kayıt yaptıranların kayıt oldukları oturumları ve çok daha fazlasını kaçırmayın. 

7. Her Zaman Video Konferansa Bir Alternatif Sağlayın.

Dünyanın her yerinden insanlar, kullanabilecekleri bir dizi ağ ile etkinliğinize katılacaklar. Hedef kitlenizi bu noktada iyi belirlemek ve buna göre ortalama bir sayı ile gelecek kişi sayısının analizini yapmak sizin etkinlik esnasında herhangi bir teknik sorunla yüz yüze gelmenizi önleyecektir. Fazla bir kitleye hitap ediyorsanız, ona göre bir altyapı oluşturmanız ve konferans akışını etkilemeyecek bir şekilde plan yapmanız gerekli. Her iş sürecinde istenmeyen hatalar oluşabilir. Ancak, önceden alınan önlemler ile maksimum oranda faydalı bir süreç geçirmek varken kendinizi riske atmamanız gerekmektedir. Etkinlik sürecine bağlantının zayıf olması durumunda, web seminerlerine ve diğer oturumlara katılmaya devam etmeleri için onlara ses seçenekleri sağladığınızdan emin olun.

8. Bir Moderatör Atayın.

Etkinliğinize katılacak konuşmacılar dünyadaki tüm bilgilere sahip olabilir. Yine de sanal konferansınızdaki her konuşmacı, katılımcıları heyecanlı tutma yeteneğine sahip olamayabilir. Bu ve bunun gibi sorunların önüne geçebilmek için bir moderatör atamak konuşmaları yönlendirmeye, anketler düzenlemeye ve izleyicinin farklı oturumlar boyunca ilgili kalmasını sağlamaya yardımcı olabilir. 

9. Katılımcılara Geri Bildirimler Verin ve Verileri Paylaşın.

Geleceğe yönelik gelişimler sağlamak için geri dönüşlere ihtiyacınız olacaktır. Öte yandan, potansiyel müşterilerinizle bir veri tabanı oluşturmak da aynı derecede önemlidir. Müşteri ilişkileri yönetiminize gerekli bilgileri yüklemek sizin için ileriye yönelik bir yarar oluşturacaktır. Geçmiş etkinliğiniz hakkında aldığınızı olumlu veya olumsuz her eleştiri ve yorum size şeffaf bir gözle bakmanızı sağlayacak ve atladığınız önemli noktalar varsa bunları fark etmenize olanak tanıyacaktır. 

10. Oturumlarınızı Kaydedin.

Çeşitli oturumları yürütmek için çok fazla enerji harcamış olabilirsiniz ve konferansınız bittiğinde bunların ortadan kaybolmasını istemeyebilirsiniz. Konferansınızda çalışan ekibin emeklerini de göze alacak olursak, bu verilerin yok olmasını istemeyeceksinizdir. Gelecekteki pazarlama ve referanslar için oturumlarınızı kitaplığınıza ekleyebilirsiniz.